Wie Sie Ihre Buchhaltung im Einmann-Betrieb am besten organisieren

Leitfaden für die Ablage von Buchhaltungsunterlagen im Kleinbetrieb 

Wichtig: laufend ablegen, sofort bei Erhalt des Beleges!

1. Kassabelege (Barzahlungen)

• separater Ordner Kassabelege je Geschäftsjahr
• chronologische Ablage (nach Datum), frühestes Datum zuhinterst im Ordner
• ausgestellte Quittungen für erhaltene Barzahlungen von Kunden: gleich wie von ihnen bar bezahlte Unkosten-Belege (nicht separat), aber auf der Rechnung Bareingang mit Datum vermerken (Ablage der Rechnung im Debitorenordner)!
• bei Verwendung von PC-Konto-Erfassungsprogramm: laufende Erfassung (spätestens jede Woche) und Vermerk der Erfassung auf den Belegen mit Stempel

2. Bank-/Post-/WIR-Belege

• separater Ordner Bank-(Post-, WIR-)belege je Geschäftsjahr (und ev. je Bankkonto, wenn viele Belege, sonst Unterteilung im Ordner je Bankkonto)
• chronologische Ablage (nach Datum), frühestes Datum zuhinterst im Ordner
• Monatsauszüge jeweils nach letztem Beleg des Monats einfügen
• Debitoreneingänge: Debitor und ggf. Art/Kategorie (gemäss Buchhaltung) vermerken
• Zahlungsausgänge (Kreditoren): Art der Rechnung in Stichworten notieren (was betrifft es?), Name Kreditor gemäss Ablage vermerken, falls sonst unklar/schlecht auffindbar
• andere Ein-/Ausgänge: Grund und ggf. wer in Stichworten angeben
• bei Verwendung von PC-Konto: laufende Erfassung (spätestens jede Woche) und Vermerk der Erfassung auf den Belegen mit Stempel

3. Lieferantenrechnungen (Kreditoren, erhaltene Unkostenrechnungen)

• separater Ordner bezahlte Kreditoren je Geschäftsjahr; wichtige Lieferanten mit vielen Belegen können in eigenem Ordner abgelegt werden
• vor der Zahlung: a) wenn Kontrolle gut möglich (wenige Rechnungen, baldige Zahlung): gestapelt, z.B. in Ablagefach, nach Fälligkeit, oder in eigener Unterteilung im Ordner Kreditoren zuvorderst, nach Fälligkeit (z.B. mit Monatseinteilung); b) wenn viele Rechnungen, längere oder unterschiedliche Zahlungsfristen, Abzahlungen oder ähnliches: separater Ordner unbezahlte Kreditoren, Ablage alphabetisch (für laufenden Gebrauch unbedingt Alphabet einlegen, kann für Archivierung wieder entfernt werden; sollte widerstandsfähig sein für mehrjährigen Gebrauch, z.B. aus Plastik)
• wir empfehlen eine KreditorenkontrolleB. mit Excel-Tabelle (Eingabe von Rechnungs-Datum, Lieferantenname, Betrag und Fälligkeit), die nach Fälligkeits-Datum sortiert wird. Einordnen im Ordner mittels Monatseinteilung entsprechend Fälligkeit kann eine solche Kontrolle in übersichtlichen Verhältnissen ersetzen. Bei Verwendung mit PC-Konto kann Erfassung dort auf Kreditorenkonto erfolgen (wenn gewünscht, bitte mitteilen, es muss von uns speziell eingerichtet werden), das Konto kann dann nach Rechnungsdatum oder Lieferant sortiert werden (Eingabe von Fälligkeit nicht möglich!). In unübersichtlichen Fällen ist eine Kreditorenkontrolle unbedingt notwendig!
• Gehen Sie niemals mehr Verpflichtungen ein, als Sie mit den vorhandenen Barmitteln und 50% der offenen Debitoren (Kundenrechnungen) oder mit gesicherten Finanzierungen (eigene Mittel, langfristiges nicht vorzeitig kündbares Darlehen) bezahlen können!
• während die Zahlung läuft (d.h. bis zum Erhalt der Anzeige von Bank/Post): Ablage vor dem Alphabet (alphabetisch sortiert, aber gebündelt nach jeweiliger Zahlung) im Ordner bezahlte Kreditoren.
• nach erfolgter Zahlung (d.h. bei Erhalt der Anzeige von Bank/Post): Valuta-Datum der Zahlung (nicht das Erstellungsdatum des Bankbelegs!) und Zahlungsart (Bank, PC usw.) auf der Rechnung vermerken. Wenn standardmässig ein bestimmtes Konto für Zahlungen benutzt wird, ist ein Vermerk der Zahlungsweise nur notwendig, wenn ausnahmsweise ein anderes Konto benutzt wird (Valutadatum der Zahlung immer vermerken!). Ablage alphabetisch im Ordner (bezahlte) Kreditoren(für laufenden Gebrauch unbedingt Alphabet einlegen, kann für Archivierung wieder entfernt werden; sollte widerstandsfähig sein für mehrjährigen Gebrauch, z.B. aus Plastik); innerhalb Alphabet Rechnungen desselben Lieferanten nach Datum von Rechnung bzw. Zahlung ordnen.
• Achtung: bar bezahlte Lieferantenrechnungen gehören grundsätzlich in den Kassenordner! Ausnahme: falls separate Quittung erhalten, kann nur diese im Kassaordner abgelegt werden. In diesem Fall auf der Rechnung Barzahlung mit Datum vermerken und im Ordner bezahlte Kreditoren ablegen.
• Fertigen Sie für die Buchhaltung am Jahresende eine Liste der per 31.12. offenen Kreditoren an und geben sie sie Ihrem Treuhänder zur Verbuchung.

4. Kundenrechnungen (Debitoren, von Ihnen erstellte Rechnungen)

• separater Ordner Debitoren je Geschäftsjahr; wichtige Kunden mit vielen Belegen können in eigenem Ordner abgelegt werden
• vor dem Zahlungseingang: a) wenn Kontrolle gut möglich (wenige Rechnungen, Kunden zahlen prompt): gestapelt, z.B. in Ablagefach, nach Fälligkeit, oder in eigener Unterteilung im Ordner Debitoren zuvorderst, nach Fälligkeit (z.B. mit Monatseinteilung); b) wenn viele Rechnungen, längere oder unterschiedliche Zahlungsfristen, Abzahlungen oder ähnliches: separater Ordner unbezahlte Debitoren, Ablage alphabetisch (für laufenden Gebrauch unbedingt Alphabet einlegen, kann für Archivierung wieder entfernt werden; sollte widerstandsfähig sein für mehrjährigen Gebrauch, z.B. aus Plastik)
• wir empfehlen eine DebitorenkontrolleB. mit Excel-Tabelle (Eingabe von Rechnungs-Datum, Kundenname, Betrag und Fälligkeit), die nach Fälligkeits-Datum sortiert wird. Einordnen im Ordner mittels Monatseinteilung entsprechend Fälligkeit kann eine solche Kontrolle in übersichtlichen Verhältnissen ersetzen. Bei Verwendung mit PC-Konto kann Erfassung dort auf Debitorenkonto erfolgen (wenn gewünscht, bitte mitteilen, es muss von uns speziell eingerichtet werden), das Konto kann dann nach Rechnungsdatum oder Kunde sortiert werden (Eingabe von Fälligkeit nicht möglich!). In unübersichtlichen Fällen ist eine Debitorenkontrolle unbedingt notwendig!
• Erstellen Sie Rechnungen an Kunden laufend sofort nach erfolgter Lieferung bzw. Dienstleistung und kontrollieren Sie regelmässig (z.B. wöchentlich) auf überfällige Posten. Mahnen Sie 15 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist freundlich mit normalem Brief und weitere 15 Tage später dezidiert mit Einschreiben. Gehen Sie gegen säumige Zahler rechtlich vor, um Ihr Guthaben einzutreiben und überlegen Sie, ob sich der Aufwand lohnt und Sie den Kunden behalten wollen.
• nach erfolgtem Zahlungseingang (d.h. bei Erhalt der Anzeige von Bank/Post): Valuta-Datum der Zahlung (nicht das Erstellungsdatum des Bankbelegs!) und Eingangskonto (Bank, PC usw.) auf der Rechnung vermerken. Wenn Kundenzahlungen standardmässig auf ein bestimmtes Konto eingehen, ist ein Vermerk des Zahlungskontos nur notwendig, wenn der Kunde ausnahmsweise auf ein anderes Konto einzahlt (Valutadatum des Zahlungseingangs immer vermerken!). Ablage alphabetisch im Ordner (bezahlte) Debitoren(für laufenden Gebrauch unbedingt Alphabet einlegen, kann für Archivierung wieder entfernt werden; sollte widerstandsfähig sein für mehrjährigen Gebrauch, z.B. aus Plastik); innerhalb Alphabet Rechnungen an denselben Kunden nach Rechnungs-Datum ordnen.
• Achtung: von bar bezahlt erhaltenen Kundenrechnungen gehört grundsätzlich eine Kopie mit Vermerk des Eingangsdatums in den Kassenordner! Ausnahme: falls Sie eine separate Quittung ausgestellt haben, kann nur deren Durchschlag im Kassaordner abgelegt werden. In diesem Fall auf der Kunden-Rechnung Barzahlung mit Datum vermerken und im Ordner (bezahlte) Debitoren ablegen. Im Ordner (bezahlte) Debitoren müssen auf jeden Fall sämtliche von Ihnen ausgestellte Rechnungen abgelegt werden, unabhängig von der Zahlungsweise!
• Fertigen Sie für die Buchhaltung am Jahresende eine Liste der per 31.12. offenen Debitoren an und geben sie sie Ihrem Treuhänder zur Verbuchung.

5. weitere, nicht erwähnte Buchhaltungsbelege

• Bitte fragen Sie Ihren Treuhänder nach der auf Ihre Verhältnisse optimal zugeschnittenen Aufbewahrungs-/Ablageart!

Achtung: Sämtliche Buchhaltungsbelege, Geschäftskorrespondenzen, Verträge, Protokolle usw. sowie die Buchhaltung selbst (Geschäftsbericht, Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung u. ggf. Anhang) und Kontenausdrucke müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. In der Regel empfiehlt sich eine längere Aufbewahrung (sofern Platz vorhanden). In einzelnen Fällen schreibt der Gesetzgeber längere Aufbewahrungsfristen vor, damit später Ansprüche geltend gemacht werden können, so z.B. bei der Mehrwertsteuer im Zusammenhang mit Liegenschaften (30 Jahre!).